Hej alla cafeansvariga! 

Super kul att ni är med i gruppen.

I år har vi följande ansvariga:

U8 - Kristoffer Andersson,  kristoffer@jazzkoket.se 

U10 - Louise Aagaard, jcl.aagaard@gmail.com 

U12 - Silje Hegli, silje.hegli@hotmail.com

U14 - Sofia Lalander, sofiablom@yahoo.com

U16 - Sofia Attelind, sofiaattelind@gmail.com

Efter att styrelsen haft möjlighet att granska caféverksamheten närmare, inklusive alla kostnader och all försäljning som rör caféet, har vi kommit fram till att den ekonomiska vinst vi ursprungligen trodde fanns inte stämmer. Utifrån denna utredning har vi beslutat att ändra rutinerna för caféet och försöka skapa en plats där medlemmar kan mötas, diskutera och lära av varandra.

Syftet med bemanningen av caféet är att:

• Umgås och skapa gemenskap inom klubben.
• Främja mentorskap mellan familjer som har varit med länge och de som är nya i klubben.
• Göra det enklare för medlemmar att bidra till klubben.

Utifrån detta kommer två stora förändringar att ske:

• Vardagar: På träningsdagar kommer caféet att vara öppet som en värmestuga, där klubben bjuder på kaffe och saft till de som vill. Det är också möjligt att det kommer finnas hembakat. 
• Helger: Under helgerna kommer caféet att ha försäljning, men sortimentet kommer att begränsas för att minimera överskott.

De faktiska cafépassen kommer att bli kortare – 3 timmar – och bemannas av minst två medlemmar tillsammans. Under helger bokas det 3 per pass och på planerade tävlingar kommer det att bokas in fler. 

Enligt schemat jag har lagt upp har vi 178 lediga pass att fylla, inklusive jullov och sportlov. Just nu finns det cirka 200 aktiva åkare från FreeSki och U8 till U16, dock har jag inte ännu tagit bort de som bidrar till klubben på andra sätt.

Angående lovveckor:

Min tanke är att vi först skickar ut en förfrågan till alla om vem som har möjlighet att boka in ett pass under lovveckorna. Förhoppningsvis kan vi fylla alla passen på så sättet. Klubben vill helst lösa allt bemanningen inom medlemsregistret och inte öka kostnader genom att boka in vikarier. Har ni några förslag på hur vi kan göra detta?

För er som är caféansvariga:

Var din Caféansvarig kommer ha mer frihet att lägga schemat och bestämma vem som ska vara med. I era grupper kan ni bestämma vilka som ska strykas från bemanningslistan. Just nu är det endast tränare och styrelsemedlemmar som stryks, men ni kan, tillsammans med gruppansvariga, skapa en lista över vilka som redan bidrar mycket till klubben och därför gör tillräckligt. Det kan vara bra för oss att skapa någon form av protokoll eller beskrivning av vad som är "tillräckligt" för att tas bort från cafélistan så att det inte blir att allt för många tas bort. Dock jag tror att de åkare som blir kvar kommer att räcka till.

Om det ändå inte räcker, tycker jag att vi kan lösa det genom att vissa får ta två pass – de är trots allt ganska korta.

Lovveckor – lösning:

Det enda som återstår att lösa är hur vi ska göra under lovveckorna. Ska vi skicka ut ett gemensamt mejl med en länk till ett formulär där de som kan och vill kan boka in sig på ett pass under lovveckorna?

• Eftersom målet med bemanningen är att umgås och skapa gemenskap, ska alla vara delaktiga i caféverksamheten.
• Aktiva åkern som födds
  • 2011 eller senare ska få en schemalagde pass, inklusive U8 Kids
  • 2010&2009 sitter som reserver på en reservlista. De kan kontaktas vid kort varsel om behov uppstår.
  • 2008 och äldre är inte med på listan – det kan finnas andra roller som de kan fylla
• Bemanningen under passen ska vara en blandning av nya och erfarna familjer
  • Exempel parningar – FS: Kids/Ungdom, 2011/2013,  Alpin: U12/ U8, U14/U10
• Familjer som redan är engagerade och bidrar med mycket tid till klubben bör tas bort från cafélistan. Det rekommenderas att detta begränsas till definierade roller på "tillsammanslistan" – dessa familjer behöver inte ta något pass. Varje caféansvarig ansvarar för att bestämma vilka familjer som ska strykas från sin lista. En sammanställning med de borttagna namnen och anledningarna ska rapporteras inom cafégruppen.
• Aktiva åkaren som inte få ett pass tilldelade pga alla pass tar slut, sitter på en reservlista
• Det blir så att vi har två caféansvariga under en längre period så ni är inte själva.
• Varje schemalagde pass är 3 timmar.

• Alla schemalagda familjer bakar inför sitt pass. Receptet justeras/halveras så att inte för mycket hamnar i frysen. Det blir bra om familjerna på samma pass diskutera med varandra vem som bakar vad, så att det blir variation och att inte alla kommer med samma sak.
• Möjligheten att köpa in en vikarie tas bort.
• Schemalagda åkare-familjer ansvarar själva för att lösa sitt pass genom att byta med en annan familj vid behov eller skicka in en förfrågan till reservlistan.
• Om en familj inte kan bemanna sitt pass och inte heller byta med en annan familj, ska de informera sin caféansvarige i god tid och betala 500 kr till klubben som ersättning.

Sammanfattning av ansvar för cafégruppen

Som caféansvariga har vi följande ansvarsområden:

• Driva caféet under den period som tillhör varje grupp, kommer jobba i två.
• Schemalägga passen.
• Skicka ut information om passen, schemat och annan relevant information till alla i gruppen. Alla info kommer ligger på hemsidan, så det är bara skicka ut länken.
• Samarbetar med Lena/Kansliet för att hämta och/eller bära in inköpta varor.
• Ge stöd till de som har sitt pass.

Information till de som ska göra sitt pass

På hemsidan, ofslk.se -> öfs -> GB Cafè, finns all information samlad som behövs för att genomföra ett pass, inklusive bemanningsschema och lathund. En utskriven lathund finns också i en pärm som ligger under bänken i caféet.

När schemat är färdigt ska länken till GB Cafè-sidan skickas ut till alla berörda.

Schemaläggning av bemanningsschema

-> Gör det direkt i bemanningsschemat som ligger på hemsidan. När ni har redigeringsbehörighet kan ni se flera flikar med aktiva åkare för varje grupp.

• Passfördelning: Samtliga aktiva åkare får ett pass. Om en åkare är registrerad i två grupper, exempelvis Freeski och Alpint, tilldelas endast ett pass. Dessa åkare är markerade i blått i schemat. Dubbelkolla dock att inga missats i din grupp.
• Undantag: Med hänsyn till engagemanget i klubben tilldelas inte pass till åkare vars vårdnadshavare är engagerade i övriga roller. Övriga åkare tilldelas pass enligt schemat.
• Ordning: Freeski schemaläggs först, följt av U12/U8 och U14/U10 tills alla pass är fyllda. Notera att det finns fler aktiva åkare än pass, vilket innebär att vissa inte behöver schemaläggas.
• Google-dokument: Schemat kommer att vara tillgängligt som ett Google-dokument via hemsidan.

När säsongen är igång blir det åkarens ansvar att se till att passet täcks. Vi strävar efter att färdigställa ett säsongsschema i god tid, så att eventuella korrigeringar kan göras innan schemat fastställs.

Varuinköp

Kansliet har ansvarar för att det finns tillräckligt med varor till försäljning.

Vi behöver samarbeta kring leverans och inbärning, då detta inte är Lenas ansvar.

• Beställning: Lena kommer att sköta beställningarna. Varor beställs från Svensk Cater (SC). Vid beställningar över 2500 kr kan leverans ske till dörren. Levererade varor lämnas på trottoaren utanför caféet, och vi måste se till att de bärs in i god tid. Leveransen kan ske när som helst, och SC kontaktar det registrerade telefonnumret vid leverans. Det rekommenderas att ni registrerar ert nummer hos SC för att ta emot samtalen.
• Hämtning: Det kan vara enklare att hämta varor själv från SC, vilket ger mer flexibilitet. Diskutera med Lena/Kansliet för att hitta den bästa lösningen under er ansvarstid.
• Kontroll: Vid leverans ska följesedeln kontrolleras och avvikelser noteras. Följesedeln lämnas i en pärm under disken för Lena att jämföra med fakturan.

Sammanfattning av ansvar för cafégruppen

Som caféansvariga har vi följande ansvarsområden:

• Driva caféet under den period som tillhör varje grupp.
• Schemalägga passen.
• Skicka ut information om passen, schemat och annan relevant information till alla i gruppen.
• Ansvara för inköp och inbärning av varor.
• Ge stöd till de som har sitt pass.

Information till de som ska göra sitt pass

På hemsidan, ofslk.se -> öfs -> GB Cafè, finns all information samlad som behövs för att genomföra ett pass, inklusive bemanningsschema och lathund. En utskriven lathund finns också i en pärm som ligger under bänken i caféet.

När schemat är färdigt ska länken till GB Cafè-sidan skickas ut till alla berörda.

Schemaläggning av bemanningsschema

-> Gör det direkt i bemanningsschemat som ligger på hemsidan. När ni har redigeringsbehörighet kan ni se flera flikar med aktiva åkare för varje grupp.

• Passfördelning: Samtliga aktiva åkare får ett pass. Om en åkare är registrerad i två grupper, exempelvis Freeski och Alpint, tilldelas endast ett pass. Dessa åkare är markerade i blått i schemat. Dubbelkolla dock att inga missats i din grupp.
• Undantag: Åkare vars vårdnadshavare är tränare eller sitter i styrelsen tilldelas inte pass, med hänsyn till deras redan omfattande engagemang i klubben. Övriga tilldelas pass enligt schemat.
• Ordning: Freeski schemaläggs först, följt av U10, U12 och U14, tills alla pass är fyllda. Notera att det finns fler aktiva åkare än pass, vilket innebär att vissa inte behöver schemaläggas.
• Google-dokument: Schemat kommer att vara tillgängligt som ett Google-dokument via hemsidan.

Caféansvariga brukar tilldelas ett pass, men förslaget för i år är att vi i år håller oss som reserver. Om ett pass inte täcks kan vi hoppa in och täcka det.

När schemat är fastställt blir det åkarens ansvar att se till att passet täcks. Vi strävar efter att färdigställa ett säsongsschema i god tid, så att eventuella korrigeringar kan göras innan schemat fastställs.

Tidsplan och ansvar

• Deadline för schemat: 15 december. Efter att schemat skickats ut ges en möjlighet att meddela om någon är schemalagd av misstag (t.ex. om de nyligen slutat eller felaktigt är med som aktiv). Därefter fastställs schemat och det blir åkarens ansvar att täcka sitt pass.
• Ändringar av pass: Om någon inte kan ta sitt pass finns två alternativ:
  1. Byta pass med någon annan.
  2. Köpa in en vikarie på egen bekostnad enligt anvisningar i lathunden och hemsidan.
     Alla ändringar ska noteras i schemat av caféansvarig.

Behörighet till schemat

• Alla inloggade medlemmar har läsbehörighet till första fliken i schemat.
• Cafégruppen har redigeringsbehörighet till samtliga flikar.

Varuinköp

Vi ansvarar för att det finns tillräckligt med varor till försäljning.

Tidigare skrevs varubrist upp under passen, och caféansvarig beställde utifrån dessa listor. I år kommer vi att använda kassasystemet för att hålla koll på lagernivåer. Lena ansvarar för att lägga beställningar, men vi behöver samarbeta kring leverans och inbärning, då detta inte är Lenas ansvar.

• Beställning: Varor beställs från Svensk Cater (SC). Vid beställningar över 2500 kr kan leverans ske till dörren. Levererade varor lämnas på trottoaren utanför caféet, och vi måste se till att de bärs in i god tid. Leveransen kan ske när som helst, och SC kontaktar det registrerade telefonnumret vid leverans. Caféansvarig bör registrera sitt nummer hos SC för att få samtalen.
• Hämtning: Det kan vara enklare att hämta varor själv från SC, vilket ger mer flexibilitet. Diskutera med Lena/Kansliet för att hitta den bästa lösningen under er ansvarstid.
• Kontroll: Vid leverans ska följesedeln kontrolleras och avvikelser noteras. Följesedeln lämnas i en pärm under disken för Lena att jämföra med fakturan.

Prissättning

Prislistan behöver uppdateras utifrån kostnaderna för varorna. Ett beställningsprotokoll behövs för att göra processen smidigare.